Produktivitätssystem für Selbstständige in 10 Schritten

01.11.2024

Alessandro sitzt an seinem Schreibtisch, den Kopf in die Hände gestützt. Die Woche war ein einziges Chaos – mal wieder. Die To-Do-Liste auf seinem Handy wird länger, Post-Its kleben überall, und in seinem Kopf schwirren Ideen für mindestens drei neue Projekte. Eines reizvoller als das andere. Doch in ihm steigt auch dieses Gefühl hoch: die Erschöpfung. Er fühlt sich getrieben, abgehetzt – und am Ende doch nur frustriert.

Er schaut auf die Uhr. Schon Freitag. Der Moment, in dem ihm bewusst wird, dass die Woche bald vorbei ist, und das eigentliche Ziel – am großen Projekt zu arbeiten – wieder nicht erreicht wurde. Stattdessen hat er zahllose kleine Aufgaben begonnen und zig Ideen aufgeschrieben, aber nichts so richtig vorangebracht. Er fragt sich, wo all die Stunden geblieben sind. Was hat er eigentlich geschafft?

Eigentlich könnte es anders sein. Alessandro sehnt sich nach einem klaren System, nach dem Gefühl, alles im Griff zu haben und gezielt auf sein Ziel hinzuarbeiten. Doch Woche für Woche geht das Wesentliche unter im Strudel der täglichen Ablenkungen. Ein schlechtes Bauchgefühl begleitet ihn, wenn er merkt, dass ihm wichtige Notizen irgendwo zwischen Apps und Notizbüchern verloren gehen.

Erschöpft und innerlich unzufrieden, fasst er einen Entschluss: Schluss mit dem Gefühl des Getriebenseins und der ständigen Überforderung.

Dafür benutzt er das No-ProbZ-System, dessen Aufbau ich dir hier erklären möchte.

Schritt 1: Informationen und Aufgaben in Bereiche und Projekte gliedern

Alessandro erinnert sich an das Buch “Building a second Brain” von Thiago Forte. Auch, wenn es für ihn nicht ganz zutreffend ist, nimmt er zwei wesentliche Erkenntnisse daraus mit. Wirklich wichtige Aufgaben, diejenigen mit “High Impact” sind immer bestimmten Projekten zugeordnet.

Projekte wiederum liegen in Bereichen. So liegt beispielsweise das Projekt “Steuer 2024” im Bereich “Unternehmensführung” und hat die Aufgaben “Belege zusammensuchen” und “Termin mit Steuerberaterin”. Dazu gibt es Informationen, die projektrelevant oder bereichsrelevant sind. Dazu können Gespräche gehören, oder auch Notizen, die man das Jahr über macht, die steuerrelevant sind.

Aus diesen Erkenntnissen erstellt er folgende Graphik, die in diesem VIdeo kurz erklärt wird.

Schritt 2: Die Datenbanken aufbauen

Alessandro hat eine richtige Odyssee an Notiz- und Aufgabenapps hinter sich. Über OneNote, Trello, Todoist, Obisidan, Tasks, GoogleNotes und To-do hat er schon alles hinter sich. Die App, die ihm am meisten zuspricht und die nötige Flexibilität hat, das System toolseitig aufzubauen ist Notion.

Nachdem er sich das Wissen von Datenbanken angeeignet hat, beginnt er sein System in Notion abzubilden. Dafür baut er als Erstes die Datenbanken nach, die in einer besonderen Beziehung zueinander stehen.

Schritt 3: Bereiche definieren

Nachdem die leeren Datenbanken stehen, macht er sich zur Aufgabe, Bereiche zu definieren. Da er als Selbstständiger gerne ein System für Berufliches haben möchte, baut er zwei Bereiche auf, einen privaten und einen beruflichen.

Bereiche, die er dafür definiert sind:

Beruf

  • Verwaltung

  • Vertrieb

  • Führung

  • Marketing

  • Produkt

Privat

  • Gesundheit

  • Persönliche Entwicklung

  • Erlebnisse

  • Ehrenamt

  • Haushalt

  • Finanzen

Ab sofort kann er alle Informationen, die einem dieser Bereiche zuzuordnen ist, clever dokumentieren. Unabhängig davon, ob es Meetings mit Geschäftspartner oder Ideen für den nächsten Familienausflug sind.

Schritt 4: Projekte anlegen

Alessandro hat sich fest vorgenommen, in Projekten zu denken, um das Gefühl von Erfüllung und Fortschritt wahrnehmen zu können. Bisher war er zwar immer den ganzen Tag beschäftigt, aber er hatte nie das Gefühl wirklich vorangekommen zu sein, weil er nie die Übersicht hatte, wie viele Aufgaben er eigentlich erledigt hat.

Nachdem er mit cleveren Filtern und Vorlagen Projektbereiche in Notion angelegt hat, ist er sich sicher, dass er in Zukunft alle Informationen und Aufgaben direkt in diesem Projekt sammelt.

Nach einigen Wochen fällt ihm auf, wie schön es ist, Projektideen zu entwickeln und sie im Status Idee im Projektarchiv zu lassen. Das gibt ein Gefühl von Klarheit. Er versteht immer mehr, was mit einem “Second Brain” gemeint ist. Es dient dazu Daten, die man zuvor im Gedächtnis abgespeichert hat und Speicherplatz in Anspruch genommen hat, clever zu externalisieren, um Prozessorleistung für Kreativität aufzubringen, um im Geschäftsleben voranzukommen.

Schritt 5: Aufgabenübersicht erstellen

Für Alessandro war der Wechsel, in Projekten zu denken, schon ein großer Schritt in Richtung mehr Übersicht. Doch am Morgen möchte er nicht lange suchen müssen, welche Aufgaben anstehen – er wünscht sich eine zentrale Anlaufstelle, die ihm alles Wichtige auf einen Blick zeigt.

Deshalb baut er ein Aufgabendashboard direkt auf seiner Notion-Startseite. Dieses Dashboard verknüpft er mit der Datenbank, in der alle Aufgaben aus seinen Projekten gesammelt sind. Er beginnt mit einer Kalenderansicht, die ihm sofort zeigen könnte, welche Aufgaben für den Tag geplant sind. Doch da Alessandro bisher noch kein Datum für seine Aufgaben gesetzt hat, bleibt der Kalender leer.

Also ergänzt er eine zusätzliche Liste für Aufgaben im Status „Truhe“. Dieser Name ist kein Zufall: Alessandro sieht diese Aufgaben wie kleine Schatzkisten. Was sich darin verbirgt – ein wertvoller Schatz oder doch nur unnötiger Ballast – entscheidet sich erst, wenn er die Aufgabe genauer prüft.

Das neue Dashboard begeistert ihn. Er sieht sofort, welche Aufgaben zu welchem Projekt gehören, ohne in jedes Projekt einzeln klicken zu müssen. Doch der wahre Aha-Moment kommt, als er die erste Aufgabe aus der „Truhe“ packt, mit einem Datum versieht und in den Kalender zieht.

In diesem Moment fühlt Alessandro zum ersten Mal die Freiheit, proaktiv die wichtigsten Aufgaben zu steuern – statt sich von der Dringlichkeit oder Reihenfolge seiner To-do-Liste antreiben zu lassen. Dieses Gefühl von Kontrolle und Klarheit wird für ihn ein Wendepunkt in seinem Arbeitsalltag.

So bringt ein einfaches Aufgabendashboard nicht nur Struktur, sondern auch echte Erfüllung in seinen Tag.

Schritt 6: Bereiche individualisieren

Mit der Zeit stellt Alessandro fest, dass nicht alle Lebens- und Arbeitsbereiche gleich funktionieren. Einfache Notizen reichen ihm längst nicht mehr – er will Informationen intelligenter nutzen. Deshalb beginnt er, seine Bereiche in Notion individuell anzupassen und zu optimieren.

Im Bereich „Persönliche Entwicklung“ integriert er eine Bücherliste in Form einer übersichtlichen Datenbank. Zusätzlich fügt er ein Vision-Board hinzu, das er in Whimsical erstellt und direkt in Notion einbindet. So behält er seine Ziele immer im Blick – eine tägliche Inspiration.

Der Bereich „Führung“ wird mit einer Timeline-Ansicht ausgestattet, die ihm seine parallelen Aktivitäten zeigt. Hier organisiert er auch seine Kundenverwaltung: Verträge, Laufzeiten, Zeitaufwand pro Woche – alles auf einen Blick. Das verleiht ihm ein Gefühl von Kontrolle, das er lange vermisst hat.

Für den Sales-Bereich richtet er eine Datenbank im Kanban-Stil ein, mit der er seine Leads lückenlos nachverfolgt. Woche für Woche sieht er, wie Interessenten zu Kunden werden – und es fühlt sich großartig an.

Durch diese maßgeschneiderte Struktur gewinnt Alessandro nicht nur Klarheit und Übersicht, sondern erreicht endlich seine hoch gesteckten Ziele. Statt Chaos herrscht jetzt Strategie – und das gibt ihm neue Leichtigkeit und Antrieb.

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Nächster Schritt kommt am Sonntag, den 24.11.2024 und wird DIREKT hier gepostet!